Курсовая на тему: Пути совершенствования делопроизводства в аптечных учреждениях

Заказ 112

Цена полной версии курсовой: 500 рублей

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..…2

  1. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства

в аптечном учреждении………………………………………………………4

  1. Организация делопроизводства в аптечном учреждении………………….7
  1. Пути совершенствования делопроизводства в аптечных учреждениях…24

Заключение………………………………………………………………………….27

Список литературы………………………………………………………………….29

 

Введение

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Не являются исключением и аптечные учреждения. Большую часть служебной информации работники аптечных учреждении в настоящее время получают посредством документов. Ключевой задачей перед современной организацией является рациональное ведение документооборота. Такая организация работы с документами заключается в обеспечении оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Особенность деятельности современного аптечного учреждения – непрерывный процесс составления и перемещения документов. Объем технической работы с документами настолько велик, что мешает продуктивной деятельности организации. В связи с этим работа с документами должна иметь настолько четкий и отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей работы.

Проблема организации документационного обеспечения управления очень актуальна в настоящее время. Важно не только правильно оформить документ, необходимо также в огромном массиве документов его оперативно найти, передать, получить. От организации работы с документами зависят эффективность управления, экономичность, оперативность передачи и получения информации и культура труда работников аптечного учреждения.

Посредством документов происходит взаимодействие аптечных учреждений с различными организациями, и нередко документы служат письменным доказательством при возникновении различных споров. В связи с этим ключевую роль играет регистрация документа, придающая ему юридическую силу. Аптечная организация должна проанализировать свою специфику и свои возможности и выбрать тот или иной путь регистрации документов.

С каждым днем количество создаваемых документов растет, и аптечное учреждение должно интересоваться новейшими разработками, применение которых позволить оптимизировать работу с документами, следить за изданием новых нормативных актов, повышать квалификацию работников службы делопроизводства, использовать опыт других организаций. Все эти мероприятия помогут наладить систему работу с документами.

Целью данной курсовой работы является изучение организации делопроизводства в аптечной организации. Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

  1. Рассмотреть законодательную и нормативно-методическую базу делопроизводства в аптечных учреждениях;
  2. Проанализировать организацию делопроизводства в аптечных учреждениях;
  3. Сделать выводы по проделанной работе и дать рекомендации по совершенствованию делопроизводства в аптечных учреждениях.

 

  1. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства

в аптечном учреждении

Согласно ГОСТ Р 51141-98[7], делопроизводство – деятельность, охватывающая процессы документирования и организации работы с документами. Работа с документами в любой организации, в том числе в аптечном учреждении, регламентируется целым рядом нормативных и методических документов.

Специалист службы делопроизводства обязан изучить основы деятельности отрасли, в которой развивается его компания, особенности законодательного и нормативного регулирования, наличие и обязательность применения форм унифицированных систем документации и факторы, которые определяют правила работы с документами в конкретной области деятельности [14, С. 31].

Аптечные учреждения выполняют свою фармацевтическую деятельность согласно выданным лицензиям, порядок выдачи которых регламентируется Законом «О лицензировании» [4]. Определение аптечной организации дано в 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств» [2]. Согласно этому закону, аптечная организация — организация, структурное подразделение медицинской организации, осуществляющие розничную торговлю лекарственными препаратами, хранение, изготовление и отпуск лекарственных препаратов для медицинского применения. В приложении к 61-ФЗ перечислены виды аптечных организаций. К ним относятся аптека, аптечный пункт и аптечный киоск. Делопроизводство во всех этих видах аптечных учреждений регламентируется различными законами, постановлениями, ГОСТами.

Создание документов в настоящее время неразрывно связано с использованием информационных технологий. Основным законодательным актом в этой сфере отношений является Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [1]. Данный закон устанавливает принципы правового регулирования в сфере информации, регламентирует право на доступ к ней, ограничение, распространение и предоставление информацию Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования. Отдельная статья 149-ФЗ полностью посвящена документированию информации. Все чаще в современных организациях, в том числе в аптечных, используются современные технологии делопроизводства. Применение их невозможно без знания 63-ФЗ «Об электронной подписи» [3].

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [9] определяют примерную структуру инструкции по делопроизводству, характер и содержание ее разделов. Раздел «Общие положения» определяет назначение и сферу действия Методических рекомендаций, содержит ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты, положенные в основу данного документа. Основное содержание Методических рекомендаций – это раздел «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству». В нем содержатся конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции по делопроизводству.

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р.6.30 – 2003 [8] содержит основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. ГОСТ Р 51141-98 [7] нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения. В стандарт включено 140 терминов, определяющих общие понятия в делопроизводстве, термины, используемые в документировании и организации работы с документами. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, в инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству.

Постановлением Правительства от 15.07.2009 № 477 были утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [6]. Положения данного нормативно-методического акта можно использовать при организации делопроизводства в аптечных учреждениях.

При работе с документами аптечная организация будет также руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи [5].

Таким образом, каждая делопроизводственная операция в аптечном учреждении регламентируется целым комплексом законодательных и нормативно-методических документов. К ним относятся различные федеральные законы, федеральные конституционные законы, кодексы, стандарты, правила, постановления. Задача каждого сотрудника – знать и применять положения этих документов при ведении делопроизводства в том или ином аптечном учреждении.

 

Заключение

Перед каждой организацией, в том числе аптечной, стоит задача создания эффективной системы делопроизводства, которая бы обеспечивала оптимальные условия работы с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

В данной курсовой работе была рассмотрена законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства в аптечных учреждениях. Также были подробно рассмотрены составляющие системы делопроизводства, и даны рекомендации по ее совершенствованию.

Ключевое значение в ведении делопроизводства в аптечной организации имеет регистрация документа, которая придает документу юридическую силу и подтверждает факт его создания или получения. В целях оперативности перемещения документов, качеством и своевременностью их исполнения в организации должны вестись журналы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Также с учетом своей специфики аптечное учреждение должно выбрать систему ведения документооборота: централизованную, децентрализованную или смешанную.

Перед аптечной организацией стоит проблема выбора формы регистрации: журнальной или карточной. Проанализировав свою структуру и возможности, организация должна остановиться на той или иной форме и выбрать либо бумажный, либо электронный вариант регистрации документов.

Для более эффективной работы с документами следует сократить количество создаваемых копий документов, снизить количество дублирующих друг друга документов, а также по возможности использовать бездокументное решение вопросов внутри предприятия. Если в аптечной организации большие объемы создаваемых документов, возможно, следует приобрести ту или иную систему электронного документооборота. При этом возрастет оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри организации, будут экономиться площади, занимаемые бумажными документами, а над одним документом смогут работать сразу несколько исполнителей. В аптечном учреждении должна быть инструкция по делопроизводству, четко определяющая порядок и правила работы с документами и устанавливающая ответственность работников за конкретные виды работ с документами.

Опираясь на общие подходы к организации документооборота, аптечные учреждения должны определить свои особенности работы с документами с учетом своей специфики работа и состава документов, внутренней структуры, распределения полномочий внутри организации.

Все эти мероприятия позволять наладить в учреждении рациональное ведение документооборота, усовершенствовать технологию и сократить объем документооборота, увеличить оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри организации, сэкономить время и трудовые ресурсы, а, значит, повысить эффективность деятельности всего учреждения в целом.

 

Список литературы

 

  1. Российская Федерация. Закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: федер. закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ: [Принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.]//Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. — № 31(1 ч.). – Ст. 3448.
  2. Российская Федерация. Закон «Об обращении лекарственных средств»: федер. Закон от 12.04.2010 N 61-ФЗ: [Принят Гос. Думой 24 марта 2010 г.: одобрен Советом Федерации 31 марта 2010 г.]//  Собрание законодательства Российской Федерации. -2010. — № 16. — Ст. 1815
  3. Российская Федерация. Закон «Об электронной подписи»: федер. Закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ: [Принят Гос. Думой 25 марта 2011 г.: одобрен Советом Федерации 30 марта 2011 г.]//  Собрание законодательства Российской Федерации. -2011. — № 15. — Ст. 2036
  4. Российская Федерация. Закон «О лицензировании отдельных видов деятельности»: федер. Закон от 04.05.2011 N 99-ФЗ: [Принят Гос. Думой 22 апреля 2011 г.: одобрен Советом Федерации 27 апреля 2011 г.]//  Собрание законодательства Российской Федерации. -2011. — № 19. — Ст. 2716
  5. Российская Федерация. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»: от 15 апреля 2005 № 221// «Собрание законодательства РФ». – 2005. — N 17. — Ст. 1556.
  6. Российская Федерация. Постановление Правительства РФ г. N 477 » Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»: от 15.06.2009 (ред. от 07.09.2011//»Собрание законодательства РФ». – 2009. — N 25 — Ст. 3060.
  7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов. – 1998. -13 c.
  8. ГОСТ Р 30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М.: Госстандарт России. — 2003. – 29 с.
  9. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 №76. – М.:Госархив, ВНИИДАД, 2009. – 26 с.
  10. Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами/И.Ю. Байкова – М.: Эксмо, 2010. – 288 с.
  11. Галахов, В.В. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы/В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло; под ред. И.К. Корнеева. – М.: Проспект, 2011. – 480 с.
  12. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству/М.В. Стенюков – М.: А-Приор, 2008. – 176 с.
  13. Быкова Т.А. Движение внутренних документов и технология их обработки/ Т.А. Быкова//Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2010. — № 7. – С. 25-32
  14. Иритникова, В. Нормативная база ДОУ: ответ специалиста на непростой вопрос/ В. Иритникова//Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. — № 9. – С. 31-41
  15. Каменева Е.М. Формы регистрации документов/Е.М. Каменева//Секретарь-референт.-2011.-№ 7.-С.22-28
  16. Кошелева, Е.А. Формирование дел в организации и их текущее хранение/ Е. А. Кошелева//Секретарь-референт. – 2011. — № 8. – С. 57-60
  17. Назаренко, А.А. Документационное обеспечение управления и электронный документооборот – повышение эффективности управления/А.А. Назаренко//Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2010. — № 0. – С. 22-29
  18. Янковая, В.Ф. Обработка документов при поступлении в организацию и при отправке адресату/ В. Ф. Янковая//Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. — № 2. – С. 28-30
  19. Янковая, В.Ф. Регистрация документов: основные положения/ В. Ф. Янковая//Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. — № 4. – С. 18-26
  20. Янковая, В.Ф. Регистрация документов: пошаговая технология ведения/ В. Ф. Янковая//Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. — № 5. – С. 16-21
  21. Янковая, В.Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы/В.Ф. Янковая//Секретарь-референт.-2010.-№ 10.-С.17-23